De impact van vergaderen
Vergaderen is nodig. We moeten informatie uitwisselen, nieuwe ideeën bedenken en de neuzen dezelfde kant uit krijgen. Jammer alleen dat we er met zijn allen, volgens onderzoek van Synovate, jaarlijks 60 miljard euro aan vergaderkosten kwijt zijn. Daarvan gaat de helft op aan het vergaderen an sich, 16 miljard aan de voorbereiding en 14 miljard aan de reistijd. Op al deze drie fronten kan worden bespaard als we vergaderingen beter voorbereiden. Aan de hand van enkele tips zullen we laten zien hoe een ideale voorbereiding eruit ziet.
Tips en trucs:
1. Is de vergadering wel nodig?
Het lijkt voor de hand liggend, maar toch wordt in bijna geen enkele organisatie de vraag gesteld of een vergadering überhaupt wel nodig is. Is de verwachting dat er niks nuttigs uit een vergadering zal komen? Laat hem dan niet doorgaan. Vaak zijn er alternatieven die veel minder tijd en middelen van de organisatie kosten. Zoals een tête-à-tête, video conferencen of het simpelweg uitbesteden van een taak aan de specialist op een bepaald terrein binnen de organisatie. Is de vergadering wél nodig? Bewaak dan het doel van de vergadering.
2. Voorbereiding: maak een deelnemerslijst
Iedere extra deelnemer aan een vergadering betekent een kans op waardevolle input. Maar ook op nodeloze inbreng en daarmee tijdverspilling. Bedenk vooraf dus kritisch wie wel en niet moeten worden uitgenodigd voor een vergadering. De eisen: iemand moet direct betrokken zijn bij het onderwerp en daarover een zinvolle bijdrage kunnen leveren. Is het belangrijk dat iemand op de hoogte blijft maar is zijn input niet per se vereist? Dan is het beter hem achteraf de notulen te sturen dan om hem deel te laten nemen aan de vergadering. De notulen moeten dan wel piekfijn in orde zijn.
3. Een complete agenda puntenlijst
De agendapunten lijst moet compleet zijn, want niets is zo vervelend (en inefficiënt) als een onderwerp waar iemand opeens mee op de proppen komt, maar waarover niemand iets heeft voorbereid. Het behoeft geen verdere uitleg dat de agendapunten lijst ruim van tevoren aan de deelnemers voorgelegd moet zijn. Overigens zijn er ook goede redenen om af en toe zonder agendapunten te vergaderen.
4. Verzorg de agendapunten tot in de puntjes
Een complete lijst met agendapunten. Helder geformuleerd. En ruim van tevoren aan de deelnemers van de vergadering voorgelegd. Daarmee wordt een hoop vergader-ellende voorkomen. Aan de hand van agendapunten kan een ieder van tevoren bepalen wat hij wil inbrengen en wat hij over bepaalde onderwerpen dient te vragen. Zijn er alleen mededelingen of moet er ook ergens over worden beslist? In dat laatste geval kan iemand zijn voorbereiding erop aanpassen, bijvoorbeeld door een voorlopig standpunt te bepalen of een paar onderwerpen wat verder te researchen. Slim vergaderen betekent zeeën van tijd besparen.
5. Organiseren is meer dan intekenen op een zaaltje
Natuurlijk, het is absoluut noodzakelijk om een vergaderruimte te hebben. Voor het organiseren van de optimale vergadering is echter veel meer nodig. Geluidsversterking als het gezelschap wat groter is. Een beamer als er sheets moeten worden getoond. Genoeg zitplaatsen. Voldoende stekkers. En genoeg koffie en thee voor iedereen. Zal je net zien. Ben je middenin de behandeling van het belangrijkste gespreksonderwerp, begint Jacco van financiën steen en been te klagen dat de koffie op is. Voortaan doen: afspreken dat de voorzitter van de vergadering voor al deze voorbereidings facetten verantwoordelijk is, zodat hierover geen misverstanden kunnen ontstaan.
Wil jij dat jouw vergaderingen gestructureerd, energiek en met resultaat verlopen? Deelnemers betrokken zijn, op tijd aanwezig zijn en voorbereidt? Volg dan de training vergadertechnieken, kosteloos te volgen met het STAP budget. Een samenwerking tussen Het Zakelijk Sportseizoen & Netherlands Business Academy.
